Мы разработали внутренний B2B-портал по взаимодействию и документообороту с подрядчиками для девелоперской компании. Мы объединили планирование, ежедневную отчётность, учёт выполненных работ и материалов, подготовку актов и согласование с технадзором. Настроили обмен с 1С, чтобы сотрудники не переносили данные вручную.
Портал стал одним из элементов цифровой экосистемы застройщика. Через него подрядные организации отчитываются о работах, сотрудники проверяют документы, а менеджеры контролируют выполнение договоров по объектам.
Процесс работы с документами ускорился в 8 раз.
[1] Масштаб проекта
На момент подготовки кейса в системе:
- около 164 объектов учёта;
- 3 087 активных договоров;
- 463 активные учётные записи пользователей разных ролей;
- 26 370 документов.
За месяц пользователи создали 858 новых актов. Это показатель конкретного месяца, а не средняя ежемесячная нагрузка.
[2] Ручной процесс мешал закрывать работы
Клиент пришёл с задачей автоматизировать взаимодействие с подрядчиками. Сотрудники вручную собирали сведения о выполненных работах, сверяли объёмы и материалы, готовили документы и переносили данные между системами.
Базовые наработки уже существовали, но усложняли процесс. Пользователям приходилось подстраиваться под ограничения интерфейса и выполнять дополнительные действия вместо того, чтобы вести учёт в одном понятном сценарии.
На масштабе нескольких тысяч договоров цена такой рутины растёт. Один акт может потребовать уточнения объёмов, другой возвращается из-за материалов, по третьему нужно восстановить историю предыдущих периодов. Сотрудник тратит время на поиск и сопоставление сведений ещё до того, как приступает к проверке.
Мы полностью пересобрали портал. В основу положили рабочий процесс: договор и смета, планирование, фиксация выполнения, проверка материалов, подготовка документов и решение технадзора.
Для подрядчика эти действия должны быть связаны. Ему нужно понимать, по какому договору он работает, какие объёмы доступны и что мешает отправить документ на согласование.
[3] Объект как начало структуры
Верхний уровень портала — объект. Это универсальная сущность без жёстко заданного типа. Клиент сам решает, что создать и как назвать: жилой комплекс, офис продаж, ремонт или любой другой объект, который нужно связать с подрядными работами.
Все объекты отображаются в общем списке менеджера. Каждый становится началом собственного дерева данных. С объектом связаны договоры, подрядчики, сметы, акты, работы и материалы.
Дальнейшая структура зависит от конкретной задачи. Один из возможных маршрутов выглядит так:
Объект → договор → акт → секция → этаж → квартира → работы и материалы.
Для одного объекта учёт может заканчиваться на перечне работ по договору. Для другого потребуется детализация по секциям, этажам и квартирам. Портал не ограничивает количество уровней: клиент может выстроить структуру под реальную организацию объекта.
Такая модель помогает сохранить контекст каждой позиции. Одинаковая работа может встречаться в нескольких квартирах, секциях или договорах. В портале она относится к конкретной ветке дерева и сохраняет связь с нужной сметой.
Подрядчик раскрывает доступный ему объект, переходит к договору и вносит объёмы по нужным позициям. Менеджер работает с той же структурой, но видит общий список объектов и может пройти от договора и истории актов до конкретной работы или материала.
[4] Общие данные, разные зоны ответственности
В портале работают подрядчики, менеджеры, супервизоры, администраторы, сотрудники технадзора и специалисты по учёту материалов.
Мы разделили доступ к данным и действиям по ролям. Подрядчик заполняет сведения о выполнении, технадзор проверяет акт и принимает решение. Для управленческих и административных действий предусмотрены отдельные права.
При такой организации пользователю не нужно разбираться во всём портале. Его задача ограничена своей частью процесса. При этом участники работают со связанными данными, а не пересылают друг другу независимые версии документов.
На главной странице доступны сведения о пользователе и организации, ссылки на документы и уведомления. Подрядчик может увидеть документы, требующие внимания, перейти к ним и проверить статус.
Для застройщика это ещё и способ обозначить ответственность. Заполнение объёмов и их подтверждение выполняют разные участники. Наличие доступа к договору само по себе не означает право согласовать акт.
[5] Планирование и ежедневная отчётность
В разделах «Планы» и «Ежедневный отчёт» участники ведут текущий учёт работ.
Подрядчик вносит выполненные объёмы по дням. Сотрудники застройщика сопоставляют их с планом, смотрят накопленное выполнение и остаток за выбранный период. В таблицах доступны общий плановый объём, план на месяц и фактические показатели.
Руководителю важна не только итоговая сумма акта. Ему нужно понимать, как продвигается работа до закрытия отчётного периода.
Например, у подрядчика есть месячный объём. В середине месяца менеджер может посмотреть, сколько уже выполнено и какой остаток предстоит закрыть. Это основание для разговора о ходе работ, а не необходимость ждать итоговые документы.
При этом цифры в отчёте требуют интерпретации. Отставание может быть связано с организацией работ, доступностью материалов или другими обстоятельствами. Портал даёт сведения для проверки; причины и дальнейшие действия определяют сотрудники.
Мы сохранили оба уровня учёта: ежедневную детализацию для текущего контроля и акты для оформления выполненных работ. Они отвечают на разные вопросы и нужны разным участникам процесса.
[6] Подготовка актов без повторного ввода
Мы связали портал с 1С. Из учётной системы поступают объекты, договоры, сметы и сведения, необходимые для формирования документов.
Подрядчику не нужно заново вводить реквизиты и собирать перечень сметных работ. Он выбирает договор, создаёт акт и заполняет фактические объёмы в подготовленной структуре.
В таблице рядом с каждой позицией видны:
- наименование и номер по смете;
- единица измерения и цена;
- сметное количество и сумма;
- доступный остаток;
- выполнение в текущем акте.
Так пользователь заполняет документ с учётом договорной базы и предыдущего выполнения. Он видит не только поле для ввода, но и данные, с которыми нужно сопоставить свой результат.
Условный пример: по позиции предусмотрено 1 000 м² работ, из которых 350 м² уже учтены ранее. В следующем периоде важно работать с оставшимся объёмом, а не считать выполнение заново от первоначальной тысячи.
Для этого мы вывели остатки рядом с текущим вводом. Подрядчик и проверяющий могут сопоставить данные в одной таблице.
Пользователь указывает количество, портал рассчитывает сумму. Это особенно полезно при дробных объёмах, когда в расчётах используются сотые и тысячные доли единицы.
Для завершённых работ предусмотрена отдельная отметка. Она позволяет зафиксировать выполнение и не продолжать отчётность по закрытой позиции в следующих актах.
[7] КС-2 и КС-3 из данных портала
На основании заполненных сведений мы формируем КС-2, КС-3 и необходимые приложения.
В документы подставляются реквизиты сторон, данные договора и объекта, отчётный период, перечень работ и итоговые суммы. Подрядчик может открыть печатную форму и проверить её до отправки на согласование.
Это отдельный этап пользовательского сценария. Таблица удобна для ввода, а печатная форма позволяет оценить документ целиком: проверить шапку, состав позиций и результаты расчётов.
После этого участники работают с документом, сформированным из данных портала. Сотруднику не нужно брать объёмы из одного источника, реквизиты из другого и вручную собирать итоговый файл.
PDF-версии доступны в списках документов. При необходимости пользователь может вернуться к акту прошлого периода и скачать его, не обращаясь к коллегам за копией.
[8] Контроль материалов до согласования
Отдельную часть разработки занял учёт материалов, которые застройщик передаёт подрядчику для выполнения работ. Такие материалы называют давальческими.
Их нужно отличать от материалов подрядчика. Застройщику важно видеть движение собственного ресурса: сколько передали, сколько использовали и какой остаток доступен.
Мы предусмотрели отдельную маркировку и приложение к акту. В нём пользователь видит сведения об использовании материалов и остатках. При заполнении портал проверяет, не возникает ли отрицательного значения.
Разберём условный пример. Подрядчику передали 100 единиц материала. В предыдущих периодах он отчитался за 60, а в новом акте указывает ещё 50. Получается отрицательный остаток: минус 10 единиц.
Портал выделит расхождение и не позволит отправить акт на согласование. Подрядчику нужно проверить объём и разобраться, почему данные не сходятся.
Причина может быть разной: ошибка ввода, неверно отнесённый расход или сведения о передаче материала, которые требуют уточнения. Само расхождение не доказывает нарушение со стороны подрядчика.
Мы автоматизировали обнаружение такой ситуации. Разбор причины остаётся за участниками проекта. Это помогает технадзору не тратить время на документ с уже выявленной арифметической проблемой.
[9] Согласование с замечаниями и уведомлениями
Подрядчик отправляет подготовленный акт на проверку. После отправки он не может менять данные, пока документ находится на согласовании.
Эта блокировка нужна для определённости: сотрудник технадзора должен проверять тот набор сведений, который подрядчик передал ему, без изменений в процессе проверки.
Решение принимает один ответственный сотрудник. Он может подтвердить акт или отклонить его с комментарием. Подрядчик получает уведомление и видит причину отказа.
Автоматическая проверка и работа технадзора решают разные задачи. Портал рассчитывает суммы и обнаруживает отрицательный остаток. Качество выполненных работ оценивает ответственный сотрудник.
Содержательную проверку проводит сотрудник. Он оценивает акт и принимает решение в пределах своей ответственности.
После подтверждения в электронной форме появляется отметка внутреннего согласования с ФИО, должностью и датой. Её формирует портал на основании действия ответственного пользователя.
[10] История документов помогает разбирать конкретные вопросы
В отдельных списках пользователь видит подписанные и неподписанные документы, суммы, статусы и комментарии. Доступна история актов по договору и выбор периода.
Это позволяет разбирать вопросы на уровне конкретного документа. Если акт ещё заполняется, действие требуется от подрядчика. Если он отклонён, нужно посмотреть замечание. Если согласован, можно перейти к дальнейшей обработке.
Для менеджера различие между этими состояниями существенно. Создание акта ещё не означает, что сотрудник технадзора подтвердил выполнение.
Так же нельзя приравнивать сумму актов к сумме проведённых платежей. В портале она отражает оформленные работы по договору; фактические расчёты относятся к дальнейшему финансовому процессу.
Мы сохраняем эту разницу в логике кейса и продукта. Иначе руководитель рискует принять цифру об одном этапе за результат другого.
[11] Обмен с 1С без двойной работы
Мы настроили передачу данных в обе стороны. Из 1С в портал поступает основа для заполнения, а данные актов возвращаются в учётную систему.
Подрядчик работает через веб-интерфейс. Ему не нужен прямой доступ к 1С застройщика, чтобы выбрать договор и заполнить сведения о выполнении. Сотрудникам, в свою очередь, не нужно повторять ввод при дальнейшей обработке документов.
Для такой интеграции недостаточно передать текстовое название работы или материала. Нужно сохранить принадлежность записи к конкретному объекту, договору и смете. Одна и та же позиция может встречаться в разных частях проекта. Без этих связей одинаковые названия легко перепутать. Поэтому данные в портале связаны с соответствующими записями учётной системы.
Обмен также не отменяет требований к исходной информации. Если в смете или реквизитах есть ошибка, передача в портал не делает её правильной. Участникам всё равно нужно поддерживать актуальность данных, на которых строятся расчёты и документы.
В результате мы убрали повторный ручной перенос и сохранили связь между пользовательским действием в портале и учётом в 1С.
[12] Интерфейс для повторяющейся работы
Подрядчик возвращается в портал, чтобы заполнить очередной период. Менеджер проверяет документы по нескольким договорам. Поэтому в интерфейсе важны действия, которые человек повторяет из месяца в месяц.
Мы собрали рядом сведения, необходимые для заполнения: сметные объёмы, остатки и текущее выполнение. Предусмотрели переход к печатной форме, спискам документов и замечаниям.
Пользователь может двигаться от общего списка к деталям, раскрывая нужные уровни. Ему не нужно держать перед собой все квартиры, материалы и договоры одновременно.
По мере работы с клиентом мы учитывали конкретные ситуации. Например, добавили возможность отмечать завершённые работы, чтобы они не продолжали создавать остатки в следующих актах.
Такие изменения влияют на повседневное использование. Даже небольшое лишнее действие становится заметной нагрузкой, если его приходится повторять при заполнении большого количества позиций.
[13] Что изменилось для застройщика
Процесс работы с документами ускорился в 8 раз относительно прежнего ручного процесса.
Команда также отмечает сокращение ошибок, упрощение контроля материалов и остатков, ускорение закрытия работ и проведения оплаты. Для этих результатов мы не приводим проценты, поскольку отдельных замеров нет.
Изменения связаны с конкретными механизмами:
- Меньше повторного ввода. Сведения из 1С доступны при подготовке актов, заполненные данные возвращаются в учётную систему.
- Меньше ручных расчётов. Пользователь вводит объёмы, а портал рассчитывает суммы и показывает остатки.
- Проверка до отправки. Отрицательные остатки материалов блокируют согласование до устранения расхождения.
- Понятный возврат документа. Подрядчик получает уведомление и комментарий проверяющего.
- Доступная история. Участники могут вернуться к документам и выполнению по нужному договору и периоду.
Ускорение работы с актами не означает, что сам портал выполняет строительные работы быстрее. Он сокращает административную часть: подготовку, сверку, передачу и согласование данных.
[14] Что этот проект показывает заказчику
При разработке похожего портала важно определить, как компания учитывает работы и принимает решения. В этом проекте на устройство системы повлияли несколько вещей.
Единая модель объекта. Каждый объект становится началом собственного дерева данных. Клиент сам задаёт его название и необходимую глубину учёта: от договора и общей сметы до секции, этажа, квартиры, конкретных работ и материалов.
Разделение ответственности. Подрядчик сообщает о выполнении, технадзор подтверждает его. Если смешать эти действия, наличие заполненных данных легко принять за факт проверки.
Правила работы с материалами. Нужно различать материалы подрядчика и застройщика, учитывать предыдущий расход и определять, какое расхождение блокирует дальнейшее действие.
Связь с 1С. Состав и логику обмена мы зафиксировали на этапе ТЗ. Клиент запускает нужные функции в своей 1С: объекты, договоры, сметы и связанные данные передаются на портал. После формирования актов сведения возвращаются в 1С. Сотрудникам не приходится переносить информацию вручную и поддерживать две версии учёта.
Работа с исключениями. Пользователю нужны действия не только для успешного согласования. Он должен понимать, что делать при отказе, ошибке заполнения или расхождении по остаткам.
Мы учли эти вопросы в рабочем сценарии портала. Заказчик получил инструмент, который соответствует детализации его объектов и порядку взаимодействия с подрядчиками.
[15] Элемент цифровой экосистемы застройщика
Портал связывает внешние подрядные организации, сотрудников девелопера и учётную систему. Через него участники работают с договорами, сметами и актами в пределах своих ролей.
Для цифровой экосистемы эта связь важнее количества отдельных сервисов. Если сотрудник переносит данные из одного интерфейса в другой вручную, компания продолжает зависеть от повторного ввода и сверок.
В этом проекте мы связали конкретный процесс: от исходных данных в 1С до заполнения, проверки и дальнейшего учёта выполненных работ. Сохранили детализацию по объектам и понятное разделение ответственности.
Такой портал занимает своё место внутри цифровой системы девелопера. Он помогает управлять взаимодействием с подрядчиками и даёт основу для дальнейшего развития сервисов на связанных данных.
[16] Обсудить портал для вашей компании
Расскажите, как вы планируете работы, получаете отчётность от подрядчиков и согласовываете акты. Покажите, где сотрудники повторно вводят данные и какие сведения приходится собирать вручную.
Мы поможем определить состав портала, разграничить роли и связать рабочие сценарии с вашей учётной системой.
